Bijna iedereen heeft wel eens in een vergadering gezeten. Waarschijnlijk heb je wel eens ervaren dat een vergadering niet soepel liep, of misschien vroeg je je zelfs af waarom je aanwezig moest zijn. Maar nuttige vergaderingen kunnen het verschil maken tussen een goed lopend team, of een team dat juist stagneert. Een aantal tips zoals het opstellen van duidelijke agendapunten en het stimuleren van actieve deelname kan een vergadering al veel nuttiger maken. In dit artikel gaan we dieper in op wat tips om je vergaderingen voortaan beter te laten verlopen.
Met deze tips kan je voortaan hopelijk meer uit elke vergadering halen.
Een heldere agenda is de leidraad van elke productieve vergadering. Door de agendapunten duidelijk te hebben voor de bijeenkomst, is het makkelijker voor deelnemers om voorbereid te zijn en gefocust blijven. Bij het opstellen van de agenda is het belangrijk om de doelstellingen te overwegen van de vergadering. Wat moet er bereikt worden? Welke punten hebben extra aandacht nodig? Voor welke punten moeten belangrijke beslissingen genomen worden? Welke punten vereisen discussie of besluitvorming? Zorg ervoor dat je de agenda vooraf deelt met iedereen, zodat ze zich kunnen voorbereiden en eventuele voorafgaande taken kunnen voltooien.
Je bent vast wel eens in een vergadering geweest die helemaal niet noodzakelijk was voor je om bij te wonen. Tegenwoordig heeft iedereen het druk en heeft zijn eigen taken, dus is het essentieel om alleen mensen uit te nodigen die je ook echt nodig hebt, of die baat hebben bij de vergadering. Zo zorg je ervoor dat er geen mensen zitten die er ook niet hoeven te zitten.
Begin op tijd, eindig op tijd. Het is een eenvoudige, maar krachtige manier om respect te tonen voor de tijd van anderen en een cultuur van punctualiteit te bevorderen. Door op tijd te beginnen, geef je de boodschap dat je georganiseerd bent en dat je de tijd van anderen waardeert. Probeer dus van tevoren ook een goede inschatting te maken van hoelang de vergadering gaat duren.
Notulen zijn essentieel voor het vastleggen van de discussies en beslissingen die in een vergadering worden genomen. Ze helpen bij het maken van een officieel verslag en helpen bij het houden van verantwoording. Als notulist is het belangrijk om de belangrijkste punten beknopt te noteren en mogelijk een samenvatting te versturen naar alle deelnemers en belanghebbenden.
Elke vergadering moet een duidelijk doel hebben. Zonder een specifiek doel, kunnen vergaderingen afdwalen en tijd verspillen. Bepaal wat het eindresultaat van de vergadering moet zijn: een besluit, een plan, iets anders?
Het kan soms al lastig genoeg zijn om te focussen bij een vergadering na een lange dag werken, dus kan het extra goed zijn om afleidingen te beperken. Zorg voor een omgeving waar er nauwelijks afleidingen zijn als dit mogelijk is. Dit kan betekenen dat telefoons op stil moeten of dat het gebruik van laptops beperkt is tot het noodzakelijke.
Het is belangrijk dat iedereen in de vergadering ook echt deelneemt aan het gesprek. Anders kan het zo zijn dat het helemaal niet nodig was voor diegene om erbij te zijn. Zorg er dus voor dat ze niet alleen luisteren, maar ook bijdragen aan de discussie. Het kan ook echt goed zijn om anderen om hun mening te vragen om zo iedereen betrokken te houden.
Wanneer er acties voortkomen uit de vergadering, is het ook belangrijk om deze actiepunten te noteren. Zo kunnen er eenvoudiger taken gemaakt worden, is het eenvoudiger om te onthouden wat er moet gebeuren en bij volgende vergaderingen kan je terugkomen op deze actiepunten.
Tegenwoordig zijn er zoveel tools die je kunnen helpen bij de vergaderingen. Zo heb je bijvoorbeeld tools die je kunnen helpen bij samenvatten van vergaderingen, of heb je tools waar je makkelijk agenda- en actiepunten bij kunt houden. Je kan ook gebruik maken van digitale whiteboards voor brainstormsessies als je meeting online is. Daarbij kan je KPI dashboards in de meeting gebruiken om direct in te zien wat de stand van zaken is. Op deze pagina kan je voorbeelden van KPI dashboards vinden.Technologie kan in ieder geval helpen om iedereen op één lijn te krijgen en de communicatie te stroomlijnen.
Met deze tips zou je een beter in staat moeten zijn om beter een vergadering te leiden, die niet alleen effectief, maar ook efficiënt is. Blijf ook onthouden dat je niet vergaderd om het vergaderen, maar dat de vergadering ook echt nuttig moet blijven.
